Evitando la carpeta “maldita”


La guerra al spam ha comenzado. Los Proveedores de Servicios de Internet ISPs (quienes entregan la señal a las distintas empresas), donde se encuentran las mayores empresas del mundo; Google, Microsoft y otros, han decidido terminar con esta práctica, pues entorpece la Experiencia del Usuario, y por lo tanto, sus propios negocios.

Así, han decidido eliminar aquellos correos que inundan el inbox. Para ello ya han tomado muchas medidas que incluyen “listas negras” de aquellos url con inusitadas cantidades de emails, o que hayan sido denunciados por spam por muchos usuarios, o que el % de mails abiertos sea muy bajo, etc., etc. Hay muchas otras características de un mail que, bien analizadas, pueden dejar al descubierto un correo spam.

Sin embargo, ni una herramienta automática puede garantizar al 100% que los correos identificados como spam, realmente lo sean. A estos se les llama “falsos positivos” y son las víctimas inocentes de esta guerra. Por esto, las empresas que usan el emailing como parte de su estrategia digital, deben asegurarse de no incurrir en prácticas que podrían considerarse indicadores de spam.

A continuación, se incluyen 10 acciones o medidas a tomar para evitar caer a la “carpeta maldita”, dando un “falso positivo”:

1-. Evitar la compra de Bases de Datos

¿Alguna vez estuvo usted tentado de comprar una lista de contactos, con un millón de posibles clientes? ¿Ha estado en foros o Redes Sociales donde estas Bases se ofrecen por un par de cientos de miles de pesos?

Estos datos comprados son la mejor forma de caer en listas negras y por añadidura en las carpetas de spam de todos los contactos. De los malos, y de los buenos que se han obtenido de forma legítima. La razón es sencilla; Una base de datos se degrada un 30% al año. En otras palabras, casi la totalidad de los mails cambian cada 3 años (por supuesto hay excepciones), y estas Bases de Datos de oferta, contienen mails, a veces, de hasta 10 o más años. Por esto, al usarlas en un mail comercial, el % de Hard Bounce (rebotes por no existir la dirección) es altísimo y el url es penalizado y pasado a una lista negra, y todos los mails que de allí se envían, van a la carpeta spam.

2-. Cuidar el contenido del mail

Los filtros de spam usados por las ISPs, analizan el contenido del mail. No existen palabras mágicas que aumenten la probabilidad de que el correo entre al inbox, pero, por el contrario, sí existen palabras que pueden confundir al filtro y que este lo considere un spam.

Por ejemplo; gratis, compre, promoción y otras por el estilo, si no van bien diagramadas y con el contexto adecuado, pueden fácilmente ser catalogadas de spam.

Más aún:

  • Si el mail contiene links, hay que preocuparse de la reputación de ese Website
  • No hay que exagerar con el tamaño del mail. 30 kb es un tamaño correcto
  • Las imágenes solas no sirven. Debe haber una proporción con el texto.
3-. Contratar un ESP con Buena reputación

Los ESP (Email Services Providers) son fundamentales a la hora de lograr éxito en una estrategia de email marketing, pues son estas empresas quienes deben cuidar la reputación de los IPs y Websites de sus clientes.

Un servicio de envío de correos no se reduce a cargar una lista de contactos, poner a disposición del cliente un par de plantillas para que suba una imagen, enviar esos mails lo más rápidamente para finalmente entregar un informe donde se indican los mails abiertos. Incluye el cuidado de la reputación digital del cliente; auditar las bases de datos, chequear constantemente la reputación del Sitio y el IP, Asesorar en la redacción de los asuntos y el contenido. Incluir “Llamados a la acción”, realizar A/B tests para determinar las mejores prácticas, etc.

Un manejo descuidado de la reputación puede provocar, al inicio, el que los correos caigan a la carpeta de Spam, pero, si las malas prácticas siguen, y nadie alerta al cliente de esto, la IP puede ser finalmente bloqueada.

4-. Obtener Certificación

Si la estrategia digital es parte fundamental para la obtención de los ingresos de la Empresa, es una necesidad el obtener una certificación (que se obtiene con una compañía llamada Return Path)

Este certificado consiste en la auditoría de las prácticas de mailing de la Empresa, que, de ser cumplidas, entrega un status que garantiza caer en el Inbox de los clientes de las mayores ISPs del mundo.

El Servicio, por supuesto, no es gratis. Pero merece un estudio pues el costo podría ser justificado en base a más y mejores conversones.

5-. Evitar “trucos sucios”

Al igual que para mejorar el SEO, en el envío de mail existen “viejos trucos” que alguna vez fueron efectivos. Pero en pleno 2017 estos dejaron de tener validez.

Ahora bien, al principio del artículo se hablaba de una guerra, y como tal, existen peligros “mortales”. En este caso (y en el del SEO también), el ser atrapado usando uno de estos “trucos” puede significar un daño permanente a la estrategia de emailing.

Los trucos más comunes son

  • Hashbusting: Incluir en el “Asunto” palabras que podrían ser calificadas de spam, pero en forma tal que engañe e los filtros. Por ejemplo: “P re mIo GR atis”
  • Línea de Asunto engañosa: Comenzar el asunto con “Re:” haciéndolo parecer una respuesta. O con “Fwd:” sugiriendo un reenvío.
  • Misleading Claims: Usar la línea de Asunto para tentar al contacto con un Premio Ganado o similares
  • Texto en Imagen: Incluir todo el texto posible de ser detectado por los filtros de spam, en una imagen.
6-. Preocúpese de ponerme en la “lista blanca”, Sr. proveedor

Otra de las funciones de un ESP es colocar a sus clientes en la “lista blanca” de los grandes ISPs, como Gmail o Microsoft. En esta categoría deben estar el IP (Internet protocol) y el dominio del sitio Web.

Por esto es importante hacer los envíos a través de Proveedores con reputación. Y por supuesto nunca de la propia cuenta de email.

A aquellos suscriptores de los mails enviados, se les puede solicitar que agreguen el remitente del mail a su libreta de direcciones. Esta es una práctica que eliminará cualquier peligro de spam en el futuro. Si el contenido del mail es interesante para el contacto, este no tendrá problemas en hacerlo. Si, por el contrario, el contenido no lo es, el problema es mayor, pues quiere decir que el mensaje no está siendo recibido y más luego que tarde habrá que eliminarlo de la Base.

7-. El Remitente SI Importa.

Los proveedores de Internet evalúan más que el solo IP, el prestigio del dominio y el contenido. En especial Microsoft, pone atención al campo de “From” o remitente.

Este filtro debe mirarse con cuidado pues ciertos análisis indican diferencias en el % de entrega entre dos remitentes, que a primera vista aparecen similares, como

support@yourdomain.com  versus  newsletter@yourdomain.com.

Entre las precauciones para no caer en “falsos positivos” se incluyen .

  • Evitar cambiar de Remitentes en forma muy seguida
  • Evitar remitentes “oscuros” como “1337sds8@domain.com” o incluso “noreply@domain.com”
  • Nada reemplaza un nombre propio y un apellido.
  • Permanecer con un número limitado, reconocible y verificable de Remitentes. Construir una buena reputación para estos y mandar correos a aquellas personas que desean recibirlos, porque le aportan valor.
8. Más vale ser prevenido de más, que de menos

La campaña de mailing puede contener elementos que atentan contra la “entregabilidad” de los correos. Aun cuando algunos se mencionaron anteriormente, acá se entrega un checklist que ayudará en la tarea de prevenir que correos caigan en la carpeta de los “No Deseados”. Estas palabras son riesgosas NO SOLO en la Línea de “asunto”, sino también en el contenido del mail.

  • Hay que ser cuidadoso con las palabras asociadas al lenguaje de ventas; Si son sobre utilizadas pueden ser detectadas por los filtros y consideradas como spam. Algunas de estas “Palabras Riesgosas” son: “Precio”, “Gratis”, “Bono”, “Comprar” y todos sus derivados, “Gratis”, “Promoción”, “oferta”, etc.
  • El sentido común indica que un signo de exclamación por frase es suficiente. El resaltar de más alguna expresión u oferta, pone al mail en riego de spam. Por ejemplo; “¡¡¡Llame Ya!!!!!, es una invitación a caer en desgracia. Ahora bien, si esta estratagema se usa en la línea de “Asunto”, el destino será, casi con seguridad la “carpeta Maldita”
  • En el lenguaje escrito digital escribir con Mayúsculas equivale a gritar. No hay que gritar en los mails. Ni en el contenido y menos en la línea de asunto.
9-. Monitorear cada envío. Cuidar el Prestigio digital.

No solo cuantos mails se abrieron y cuantos fueron convertidos. Hay muchas otras medidas que permiten cuidar la reputación de la IP y del sitio Web de la empresa.

  • Chequear la apertura en un período de tiempo. Verificar que contactos no han abierto un solo mail.
  • Chequear las tasas de apertura. Cuando estas son muy bajas, los filtros de los ISPs comienzan a sospechar de todos los contactos y la IP cae en riego de ser ingresada a la Lista Negra.
  • Use herramientas de Envío de mails que contengan un CMR que permita monitorear la actividad de cada contacto en forma individual.
  • No use Proveedores que ofrecen, además del envío, la base de datos de contactos. Esto equivale a comprar una, lo que, como se vio en el punto 1, no trae buenas consecuencias. Aun cuando el IP que usan estas empresas es propio, por lo que no se pone en riesgo el de la Empresa, una gran cantidad de correos caerán a spam, lo que además de ser perjudicial pues menos contactos recibirán la información, afecta el prestigio, ya no digital sino completo, de la Empresa. No es una buena imagen ver la marca propia en la “Carpeta Maldita”
10-. Hay forma de asegurar el Inbox.

Caer en la “Carpeta Maldita” será cada vez más frecuente, dado el interés de los ISPs en regular esta herramienta. Los consejos más arriba incluidos permitirán prevenir con cierto porcentaje de éxito ser considerado spam, pero no evitarlos.

Otro aspecto importante que considerar en los correos puramente promocionales es la nueva forma de almacenar los mails que implementó Google desde hace un tiempo; Una carpeta para Redes Sociales, una segunda para las PROMOCIONES y una tercera para el Inbox. Naturalmente, el objetivo de cualquier marca es que su mail caiga en el Inbox, pero, dados los filtros que usa Google, es una misión imposible el lograrlo si el mail solo contiene publicidad. Esto, en principio, no reviste un gran problema pues no es una carpeta de spam. Son correos legítimos, que son abiertos con cierta regularidad por los contactos. Sin embargo, el número de correos, siempre creciente, en esta carpeta, está provocando que los usuarios revisen una cierta cantidad y el resto que llegó más temprano, se pierde.

Entonces; ¿Cuál es la forma de asegurar el que los mails no caigan en la carpeta de promociones y menos en la de spam?: EL CONTENIDO.  Entregar valor a los usuarios es cooperar con los ISPs en su negocio. Y, en recompensa, la Empresa generadora de ese contenido recibe el gran premio; La Carpeta de Inbox.

NOTA

En Axion nos enorgullecemos de ser un ESP responsable. Cuidamos la reputación de nuestros clientes, nos preocupamos de todos los detalles para que los correos no caigan en spam, tenemos las buenas prácticas que permiten aumentar las tasas de apertura, de click, de conversión y finalmente, lo guiamos para iniciarse en el Marketing de Contenidos, lo que le permitirá que su mensaje llegue primero y completo.

Alejandro Fontanet

Alejandro Fontanet

El juego siempre lo gana el creador. La casa nunca pierde.